COORDINATION DES SPOTS

Coordinatrice locale

Pour chaque lieu, au niveau local pourra être défini un « référent local CamiFrance » qui assurera, avec l’aide des autres bénévoles de GSF, la coordination de l’action et la communication avec la coordination nationale.

Le ou la coordinatrice locale sera membre de GSF, voire déléguée locale GSF. Elle devra, avec l’aide de la coordination nationale CamiFrance, rassembler autour d’elle une équipe de bénévoles sages-femmes, gynécologues, ou d’autres professionnels de santé et de l’action sociale. Elle sera la coordinatrice de cette équipe et fera l’interface avec la coordination nationale et le siège social.

Activités de la coordination locale

  • Organisation du planning des bénévoles
  • Évaluation des besoins logistiques en matériel médical, en bureautique, en visuels GSF…
  • Communication-interaction avec la plateforme FEF : inscription du spot et des bénévoles, utilisation des données de la plateforme FEF et publications d’annonces concernant les actualités du spot
  • Gestion des stocks : médicaments, matériels médicaux, bureautique, documentation
  • Gestion des outils GSF mis à disposition (boite de jeu, carte de visites, papier entête, gilets GSF, guides, fiches réflexes, tutoriels, etc.)
  • Comptabilité des dépenses du spot en lien étroit avec la coordination nationale et le siège social de GSF. (Pas d’indépendance financière)
  • Gestion des données d’activités, rédaction des rapports d’activités et compte-rendu à la coordination nationale CamiFrance
  • Recrutement de bénévoles locaux pour constituer ou étoffer l’équipe locale
  • Recrutement de traducteurs bénévoles disponibles en présentiel ou par téléphone

Supervision nationale des actions locales

La coordination locale sera supervisée par la coordination nationale par :

  • Le recueil régulier des rapports d’activités des spots.
  • Le recueil régulier des rapports personnels des bénévoles avec les doléances vis-à-vis du fonctionnement du spot et de la qualité de la prise en charge.
  • Les visites sur site.
  • L’audit des différents acteurs et partenaires afin d’évaluer la qualité des actions.

Moyens mis à disposition des spots

Accès à la plateforme Femmes Exilées France.

Outils à disposition des spots (selon les besoins et les possibilités techniques) :

Voir les outils
  • Prévention éducation à la santé sexuelle : boîte de jeu Relations et Prévention
  • Outils de préparation à la naissance et à la parentalité (planches éducatives, ballon de relaxation…)
  • Matériel d’hygiène « femmes et enfants » (serviettes périodiques, couches enfant, laits maternisés, vêtements de grossesse, kit nouveau- né) , notamment grâce au catalogue ADN (demandes soumises à accord préalable)
  • Guide de communication avec les institutions locales : mairies, CCAS, Conseils Départementaux et Régionaux, Préfecture, ARS, Directions des hôpitaux, OFFI, DDFE-DDCS ; avec les autres associations
  • Kit visuels GSF (Gilets, cartes de visites, ordonnances, certificats etc…)

Une convention de partenariat pourra être signée avec les structures sanitaires locales afin d’établir des protocoles de prise en charge (IVG, suivis de grossesse, …)

Formation des bénévoles sur la prise en charge des femmes exilées, soit en e-learning ou en présentiel avec la coordination nationale.

Dans le cas d’un développement important d’un secteur d’interventions CamiFrance, des moyens matériels plus importants pourront être envisagés au cas par cas après validation du CA de GSF et recherche de mécènes

Voir les exemples
  • Ouverture d’une adresse mail dédiée au secteur
  • Pharmacie pour contraception, hygiène intime
  • Echographe, table d’examen, véhicules, etc…selon les besoins sous, supervision du CA.
  • Mise à l’abri d’urgence pour les femmes victimes de violences à étudier selon les besoins et les possibilités (refuge, famille d’accueil)
  • Bureau GSF local: dans le cas d’un développement important d’un secteur d’interventions, la formalisation d’un bureau CamiFrance chez un bénévole référent ou dans un local dédié pourra être envisagée.

Pour commander des outils, supports ou documents auprès de la coordination nationale

Pour l’achat de matériel :

L’achat de petit matériel (bureautique, outils d’animation, tests de grossesse, doppler fœtal, …) pourra être fait par la coordination locale du spot, en lien avec la coordination nationale CamiFrance et accord de financement du siège social.

L’achat de matériel plus onéreux (véhicule, monitoring fœtal, échographe, …) ne se fera qu’au cas par cas et suite à l’avis du Conseil d’Administration de GSF selon les besoins et les moyens financiers disponibles.

MONITORING DES SPOTS

Check-list : les indispensables, pour une bonne gestion de chaque spot

Dossier de recrutement volontaire GSF : Chaque bénévole intervenant au nom de GSF doit le remplir

Adhésion annuelle : Pour participer aux missions vous devez être adhérent de GSF.

Convention de partenariat : Chaque partenariat avec une structure fait l’objet d’une convention, simple et formelle, nécessaire afin de formaliser les interventions de GSF. A cette convention est joint le planning prévisionnel des interventions (fourni par les bénévoles du spot) et la liste des bénévoles intervenants.

Suivi mensuel : Chaque spot transmet à la coordination nationale le suivi de ces activités à travers le tableau partagé : https://drive.google.com/drive/folders/16ADHbiZ23aqkBRxug6diVxjR9C3XimQq?usp=sharing

Si tous ces critères sont réunis :

  • Les bénévoles intervenant au nom de GSF sont connus par l’association et ont signé la charte
  • Les bénévoles sont couverts par GSF lors de leurs interventions
  • L’intervention de GSF dans les structures est formalisée et pourra perdurer plus facilement
  • L’intervention des bénévoles est mise en valeur dans les rapports d’activités de GSF vis-à-vis des adhérents, des bailleurs ou du grand public
  • La coordination nationale de CamiFrance peut rendre compte (auprès du CA, des bailleurs, des médias …) des actions menées pour cette Mission
Voir les exemples
  • Ouverture d’une adresse mail dédiée au secteur
  • Pharmacie pour contraception, hygiène intime
  • Echographe, table d’examen, véhicules, etc…selon les besoins sous, supervision du CA.
  • Mise à l’abri d’urgence pour les femmes victimes de violences à étudier selon les besoins et les possibilités (refuge, famille d’accueil)
  • Bureau GSF local: dans le cas d’un développement important d’un secteur d’interventions, la formalisation d’un bureau CamiFrance chez un bénévole référent ou dans un local dédié pourra être envisagée.

Pour commander des outils, supports ou documents auprès de la coordination nationale

Pour l’achat de matériel :

L’achat de petit matériel (bureautique, outils d’animation, tests de grossesse, doppler fœtal, …) pourra être fait par la coordination locale du spot, en lien avec la coordination nationale CamiFrance et accord de financement du siège social.

L’achat de matériel plus onéreux (véhicule, monitoring fœtal, échographe, …) ne se fera qu’au cas par cas et suite à l’avis du Conseil d’Administration de GSF selon les besoins et les moyens financiers disponibles.

Outils de monitoring du spot : suivi des activités et des stocks

Formalités administratives et inscription des bénévoles

Commander des outils et du matériel auprès de la coordination nationale

Selon les besoins du spot, il est possible de demander des outils ou matériel :